Cada Entidad del Estado Colombiano debe remitir una solicitud a la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC en el que se incluye:

1. Identificación del marco normativo que da soporte legal al sistema propuesto.
2. Identificación de los componentes institucionales que fundamentan la elaboración de la propuesta, tales como, la estructura organizacional, planta de cargos, perfiles de los empleados públicos, manuales de funciones, requisitos y competencias laborales, entre otros.
3. Indicar varios elementos diferenciadores del sistema propio de la Entidad versus el Sistema Tipo de Evaluación del desempeño Laboral fijado por la CNSC.
4. Identificar los responsables y participantes del proceso de Evaluación del desempeño Laboral y definir las funciones específicas que deban asumir en esta materia, con el fin de garantizar la puesta en marcha y operación del sistema.
5. Especificar los parámetros, clases, periodos, usos, términos y el procedimiento de aplicación del sistema de Evaluación del desempeño Laboral.
6. Establecer el (los) método(s) y escala(s), con sus respectivos rangos, para la evaluación de las competencias laborales y demás componentes que se determinen.
7. Identificar las conductas asociadas a las competencias comportamentales a evaluar de los diferentes empleos de la entidad.
8. Establecer las condiciones para realizar un seguimiento eficaz, oportuno y de calidad, que permita promover el mejoramiento continuo en la entidad, que determine si el servidor dio cumplimiento o no a los parámetros establecidos.
9. Determinar las escalas de calificación definitiva, dentro de las cuales se deberá incluir los niveles Sobresaliente, Satisfactorio y No satisfactorio conforme a la normatividad vigente.
10. Diseñar e implementar un instrumento (software de evaluación) que permita realizar la Evaluación del Desempeño Laboral de los servidores de carrera administrativa y en período de prueba, a través del cual se garantice el registro de la información, la trazabilidad y almacenamiento tanto de los resultados como de los soportes documentales que den cuenta del proceso de Evaluación de los evaluados.

La solicitud debe ser firmada por el Representante Legal de la Entidad y en un anexo en formato digital se incluirá la propuesta que da respuesta a los 10 puntos anteriores, un informe con la descripción de la metodología utilizada para la construcción de este, las ventajas del sistema propuesto, y los instrumentos diseñados o implementados por la entidad (software de evaluación) para su sistema propio de Evaluación.

En FACTORBIT le ofrecemos el software SEAP, el cual permite implementar su sistema propio de evaluación del Desempeño Laboral -EDL, con las ventajas de parametrizar los periodos, usos, términos, método(s) y escala(s), con sus respectivos rangos, para la evaluación de las competencias laborales y demás componentes que se determinen por parte del equipo de Talento Humano y Directivas de la Entidad.

Algunas de los beneficios que el sistema SEAP ofrece para la sistematización del proceso son:

• Múltiples parametrizaciones para ajustarse a las necesidades de su Entidad
• Firma electrónica por parte de evaluador y evaluado en cada fase del proceso (concertación, evaluaciones parciales y finales, planes de mejora, etc.)
• Notificación electrónica para la evaluación definitiva de cada funcionario.
• Identificación de cada funcionario por medio de fotografía.
• Filtrado de funcionarios, permitiendo que cada evaluador y/o comisión evaluadora solo pueda ver, concertar y evaluar a los funcionarios que estén en su coordinación.
• Manejo de la información en el sistema en cuadricula como si manejará un Excel.
• Informes gráficos que permiten llevar un seguimiento en vivo del proceso de Evaluación en su entidad.
• Nuestro equipo de trabajo lo apoyara en la construcción de los documentos necesarios para solicitar a la CNSC la autorización en el uso de sistema de evaluación propio SEAP y en la identificación de los elementos diferenciadores del sistema propio de la Entidad SEAP versus el Sistema Tipo fijado por la CNSC.

Para más información sobre SEAP escribanos a [email protected] o visite nuestra página web en el menú SEAP.

Todos los requisitos, tiempos de adopción, modificaciones al sistema propio, vigilancia y control de estos lo pueden consultar en El Acuerdo No 71 del 12 de septiembre de 2023 expedido por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC haciendo clic aquí.

Haga clic aquí para conocer el comunicado Oficial de la CNSC para la adopción de sistemas propios de Evaluación.