La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia ha emitido un proyecto de resolución que modifica parcialmente la Resolución 000165 de 2023, con el objetivo principal de simplificar la facturación electrónica y proteger la información personal de los compradores. Esta actualización trae consigo varios cambios significativos que impactarán a empresas y contribuyentes.

Menos Datos, Mayor Eficiencia:

Uno de los cambios más relevantes se centra en la reducción de la información obligatoria que se le puede solicitar al comprador en una factura electrónica. La resolución limita la información exigible a:

• Nombre/razón social: Identificación del comprador.
• Tipo y número de identificación: NIT o cédula.
• Correo electrónico: Opcional, solo si el comprador lo solicita.

Esta simplificación busca agilizar el proceso de facturación y reducir la carga administrativa para las empresas, especialmente para aquellas que realizan ventas a consumidores finales. Se elimina la necesidad de solicitar datos adicionales innecesarios, protegiendo así la privacidad del comprador.

Base de Datos DIAN para Facilitar la Información:

Para facilitar aún más el proceso, la DIAN creará una base de datos que permitirá a los facturadores electrónicos obtener la información básica del comprador (nombre, tipo y número de identificación, y correo electrónico -opcional-) con solo ingresar su número de identificación. Esto agiliza la emisión de facturas y reduce la necesidad de solicitar manualmente la información al comprador. El uso de esta base de datos estará sujeto a estrictos protocolos de seguridad y privacidad.

¿Cómo funcionará la base de datos?

La resolución propone que la DIAN desarrollará un sistema tecnológico que permitirá a los facturadores electrónicos acceder a una base de datos con información básica de los adquirentes. Con solo ingresar el número de identificación del adquirente, el sistema proporcionará automáticamente el nombre, correo electrónico y otros datos relevantes (siempre y cuando el adquirente haya autorizado su uso). Esto automatizará el proceso de llenado de la información del adquirente en la factura electrónica.

Puntos clave sobre la base de datos:

• Acceso restringido: El acceso a la base de datos estará restringido a los sujetos obligados a facturar, con mecanismos de seguridad para prevenir el uso indebido de la información.
• Información limitada: La base de datos solo contendrá información básica del adquirente, respetando la privacidad y cumpliendo con la legislación sobre protección de datos personales.
• Finalidad específica: La información de la base de datos solo podrá ser utilizada para la expedición de facturas electrónicas, garantizando la transparencia y la finalidad específica del uso de los datos.
• Implementación gradual: La implementación de la base de datos será gradual. Mientras se completa el desarrollo y puesta en marcha del sistema, la recolección de datos seguirá las normas establecidas en la resolución 000165 de 2023.
• Seguridad y control: La DIAN implementará medidas de seguridad y control para garantizar la integridad y confidencialidad de la información contenida en la base de datos.

Clarificación para Servicios Públicos:

La resolución también aclara las normas para la facturación electrónica de servicios públicos. Se establece que las empresas de servicios públicos solo pueden incluir en sus facturas electrónicas conceptos relacionados con la prestación del servicio, a menos que cuenten con la autorización expresa del usuario. Además, se otorga un plazo de 48 horas para la generación y transmisión de la factura electrónica en casos de facturación en sitio, especialmente útil en zonas rurales o de difícil acceso. Esto busca proteger a los usuarios de cargos adicionales no autorizados y facilitar la operación en zonas con limitaciones de conectividad.

1. Restricciones en la información adicional en las facturas: La resolución enfatiza que las empresas de servicios públicos solo pueden incluir en sus facturas electrónicas (o documentos equivalentes electrónicos) información relacionada directamente con la prestación del servicio y conceptos inherentes a éste. No se permite incluir cobros adicionales o conceptos distintos a los del servicio, a menos que el usuario haya autorizado expresamente dichos cobros. Esto busca evitar distorsiones en la información tributaria y garantizar la transparencia en el cobro de los servicios, en línea con la Ley 142 de 1994 y la jurisprudencia del Consejo de Estado. Cualquier cargo adicional debe ser claramente separado y autorizado por el usuario.

2. Plazos extendidos para la generación de facturas electrónicas en sitio: Reconociendo las dificultades logísticas y tecnológicas que enfrentan las empresas de servicios públicos, especialmente en zonas rurales o de difícil acceso, la resolución otorga un plazo extendido de hasta 48 horas para la generación y transmisión del documento equivalente electrónico (DEE) cuando la facturación se realiza en sitio (es decir, directamente en el domicilio del usuario). Este plazo adicional busca facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales sin afectar la continuidad del servicio.

Esta modificación a la Resolución 000165 de 2023 representa un paso importante hacia una facturación electrónica más eficiente y amigable para los contribuyentes. La simplificación de la información requerida, la creación de una base de datos por parte de la DIAN y la clarificación de las normas para los servicios públicos contribuyen a un sistema tributario más ágil y transparente, protegiendo al mismo tiempo la privacidad de los datos personales. Se recomienda a las empresas mantenerse actualizadas sobre la implementación de estos cambios para asegurar el cumplimiento normativo.

En FACTORBIT ofrecemos soluciones de FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, NOMINA ELECTRÓNICA, DOCUMENTO SOPORTE, RADIAN integrados a nuestro sistema MAYA NUBE. contáctenos para conocer nuestra solución de facturación en la nube.